ミートインのおかげで支社間の会議費用が削減と評判に! 使い勝手を見てみた

地方に支社や営業所のある企業では、支社間で連絡を取り合う際、どのような方法を使っていますか?
電話でしょうか? Web会議システムでしょうか? それとも実際にどこかの拠点に集まりますか?
費用面を考えると、Web会議システムを使うのが一番の節約になりますよね。
今回はビジネスに特化した機能が充実した「ミートイン(meet in)」を使うと、どれくらい経費の削減になるか、出張の場合と比較して考えてみたいと思います。

支社間の会議をミートインで行う場合と行わない場合の費用比較
ミートインはブラウザ型のWeb会議システムです。インターネット経由で接続するため、電話代等の費用が追加でかかることもありません。
多くの企業では、ちょっとした連絡は電話で、定例会や打合せは対面で行っていることが多いと思います。東京に本社・大阪に支社がある場合の移動時間と交通費を比較してみたいと思います。

ー交通費
まず交通費については、移動時間の短い飛行機から考えてみましょう。ビジネス利用でLCCを利用する会社は少ないと思います。JAL・ANAを利用する場合は時期にもよりますが、だいたい往復で1万円~3万円くらいでしょう。新幹線の場合は、往復2万円前後かかります。
会議の時間によっては宿泊費がかかる場合もありますし、出張手当を支払う会社もあるでしょう。
三ヶ月や半年に一回行われるキックオフミーティングのように、懇親会も兼ねるようなイベントはなくせないと思いますが、業務上のコミュニケーションが目的の会議や打合せはミートインに置き換えることができます。
ミートインは最低料金が月額3万円~で、利用人数は無制限となっているため、月1回会議のために出張する社員が2人以上いる場合は費用の削減になります。会議の頻度が高ければ高いほど、参加人数が多ければ多いほど、節約できる費用も高くなります。

ー移動時間
東京-大阪間の移動時間は飛行機で約1時間、新幹線で約2時間かかりますが、飛行機の場合は空港から市街地への距離もあるため、実質2時間くらいは見ておいた方がいいでしょう。
出張の際は交通機関の遅延も見込んで余裕をもって移動するのが普通ですから、日帰りの場合は朝直行して夜直帰するということも珍しくありません。結局は丸1日~2日潰れてしまうことも多いのではないでしょうか。
ミートインなら発行されたURLをクリックするだけで会議に参加できるので、事前の準備も必要ありません。1回の会議で、約6~7時間を節約できます。

実際に支社間の会議に使っている企業からの評判
ミートインを導入したA社では、全員が一ヶ所に集まる会議が3ヶ月に一回あり、そちらは表彰や飲み会が行われるため、移動しての参加が必須とのことでした。
ミートインが力を発揮したのは定例会ではなく、案件単位の打合せです。東京本社と名古屋・大阪・九州に支社のあるその会社は、プロジェクト単位の打合せが不定期にあり、その度に主に地方の社員が東京に出張していました。
ミートインとは別のWeb会議システムも導入していたのですが、カメラ・マイク・スピーカーを別途用意する必要があり、会社保有の備品は部署ごとの定例会優先で予約されていたため、プロジェクト単位の打合せにはあまり使えなかったとのことです。
電話では一対一の通話しかできず、四者で話ができなかったこと、メールではオフレコの話がしづらいことなどから、新しいコミュニケーションツールを探していたところ、ミートインを見つけたそうです。
四者間で顔を見て話ができること、ノートパソコンの内蔵カメラがそのまま使えて、スピーカーやマイクを別途用意する必要がないこと等がミートインを選んだ理由でした。
結果、実際に会って話をするのと同じ効果が出張をせずに得られ、また、ミートインに会議の資料や議事録をアップすることで、情報整理もしやすくなったそうです。それまでは毎回出張となる地方の社員から不満の声も上がっていたそうですが、今は本社と支社の格差がなくなり、評判もいいそうです。
また、意外と役に立ったのが、転勤になった社員の引継ぎでした。引継ぎ先の社員も他の拠点から転勤してくる場合があり、同じ拠点に在籍期間が被らないこともあるため、引継ぎのために出張をする必要があったのですが、ミートインで引継ぎができるようになったため、クライアントへの同行訪問以外はすべてWebで済ませられるようになったとのことです。ミートインに画面共有機能がついていることも、引継ぎがスムーズに行える理由のひとつでした。電話だと説明が難しいことも、画面や顔を見ながら話せば伝えられることが多いものです。

まとめ
今までそうしていたから、という理由で会議等の習慣は変えにくいものですが、Web会議の導入はとても費用対効果が高いといえます。サービスによっては音が遅れて聞こえたり、システム自体が使いにくかったりということもあるかもしれません。ミートインは無料体験版のアカウントを発行してもらうこともできるので、もしご興味があれば、株式会社meet inにお気軽に問い合わせてみてはいかがでしょうか。